Yours sincerely, Yours faithfully, Your truly, Best regard là những cụm từ phổ biến. Hiện nay, việc lựa chọn con đường đi du học, hoặc làm việc cho các công ty, tổ chức nước ngoài đang ngày càng phổ biến, thậm chí có rất nhiều công ty trong nước yêu cầu ứng viên có trình độ ngoại ngữ cao. Vì thế, để cạnh tranh với rất nhiều ứng viên tiềm năng, bạn phải thể hiện sự chuyên nghiệp ngay từ những bước đầu tiên, bắt đầu từ việc viết thư, viết email.
Trong tiếng Anh, bất kì một lá thư nào dù là thân mật, hay về công việc, giao dịch, thương mại đều có 3 phần mở, thân và kết. Phần kết – complimentary close là thứ cuối cùng nhà tuyển dụng nhìn và ấn tượng về bạn, cho nên chúng ta không thể làm qua loa. Ba cụm từ thường được dùng để kết thư là “yours sincerely”, “yours faithfully”, và “your truly” có những quy tắc riêng khi dùng mà đôi khi chúng ta không để ý, đặc biệt là trong giao tiếng Anh-Anh và Anh-Mỹ.
1. Cách dùng của “Yours faithfully”, “Yours sincerely”, “Yours truly” và “Best regard”
- “Yours faithfully” thường được dùng trong email về công việc, khi bạn không biết tên của người nhận và bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam. Đây là cách người Anh vẫn dùng nhưng người Mỹ thì không thích cách này vì nghe giống như lời thề nguyện.
- “Your sincerely” hoặc “Sincerely” cũng được dùng trong email về công việc nhất là thư xin việc nhưng được dùng với người mà bạn đã biết và thư được bắt đầu bằng Dear Mr.A/Mrs.B. “Sincerely” là một từ kết rất trịnh trọng, mang tính khách sáo, tránh dùng với người thân thiết.
- “Your truly” có cách sử dụng giống như “Yours faithfully” nhưng thường được dùng bởi người Mỹ nhiều hơn. Tuy nhiên có nhiều người cảm thấy cách kết thúc này “giả dối”.
- “Best regard” hoặc “Regard” là cách kết thư trang trọng và khá phổ biến. Tuy nhiên, bạn không nên viết tắt thành “Rgds”, điều này sẽ khiến người nhận nghĩ bạn quá bận để viết một kết thư nghiêm chình. Hơn nữa, những từ trang trọng như “Best regard”, “Regard”, “Sincerely”, “Your truly”,… và những kết trang trọng tương tự cũng không nên được sử dụng để kết email giữa những người đã quen biết hoặc thân thiết. Nếu bạn và người nhận có mức độ thân thiết nhất định mà họ nhận được một email với kết “Sincerely” từ bạn, thì họ sẽ bắt đầu đặt câu hỏi về mức độ thân thiết của hai người và liệu rằng họ đã làm gì đó không đúng khiến bạn bực mình.
2. Dùng “Thanks” khi email của bạn đang có ý nhờ cậy
Một câu “Cảm ơn” đầy thân thiện và thực tiễn sẽ giúp người gửi có cơ hội nhận được phản hồi cao nhất. Thế nhưng “phép màu” này không phải lúc nào cũng ứng nghiệm đối với các email mang tính yêu cầu hoặc nhờ cậy. “Thanks” hay “Thanks in advance” sẽ dễ khiến người đọc cảm thấy bị tạo áp lực phải đồng ý với yêu cầu của bạn.
3. “Cheer”, “Warmly” là những từ kết nguy hiểm
“Cheer” được dùng trong các buổi gặp mặt như một cách chào hỏi, ăn mừng giữa bạn bè thân thiết hoặc cùng trang lứa. “Warmly” cũng mang tính chất như vậy, nên chúng ta nên tránh dùng trong email liên quan đến công việc. Người nhận hay chính bạn cũng sẽ không vui khi nhận được email trễ hạn mà kết thúc bằng “Cheer” thậm chí là có ấn tượng xấu.
4. Best là phương án an toàn nhất
“Best” mang tính trung lập, không quá thân thiết, không quá trang trọng nên được coi là công thức an toàn cho phần lớn trường hợp. Bạn có thể dùng “Best” cho các email mang tính yêu cầu, nhờ vả thay cho “Thanks”. Để tăng tính trang trọng thì có thêm “Best regards” hoặc “Best wishes”,… khi kết thúc email.
5. Những điểm gây phản cảm cần tránh khi viết email
- Viết hoa in đậm
Nhiều người cho rằng chữ viết hoa hay in đậm mang tính nhấn mạnh nhưng nó có thể mang lại tác dụng ngược không mong muốn. Viết hoa, in đậm có thể khiến người đọc cảm thấy bạn đang hét lên với họ. Ngay cả câu “Chúc một ngày tốt lành” được in đậm cũng không đem lại cảm xúc tốt đẹp cho người nhận.
- Dùng biểu tượng cảm xúc
Vì email là một văn bản nghiêm túc, mang tính chất công việc nhiều hơn là giao tiếp thông thường vậy nên mọi kí hiệu, biểu tượng đều là không cần thiết trong bất kì trường hợp nào. Nhiều người quen dùng kí hiệu để bày tỏ cảm xúc và nghĩ rằng điều đó sẽ thể hiện sự thân thiện. Nhưng chuyên gia khuyên bạn nên thể hiện cảm xúc thông qua ngôn ngữ thay biểu tượng hay kí hiệu vì điều đó có thể khiến bạn bị đánh giá là người thiếu chuyên nghiệp, chưa chín chắn, không nghiêm túc.
- Lạm dụng từ ngữ phóng đại mang tính chủ quan
Những từ như “rất”, “thực sự”, “quá”,… là những từ phóng đại, mang tính chủ quan. Việc quá lạm dụng từ này trong email được các chuyên gia đánh giá là kém tinh tế và thiếu khéo léo, nó sẽ làm giảm sự thuyết phục của văn bản email, thậm chí đôi khi sẽ đem lại cảm giác bị áp đặt cho người đọc.
6. Một số lưu ý khác
- Một mẹo giúp bạn trở nên tinh tế hơn khi viết email đó là bắt chước cách đối phương trình bày quan điểm và sử dụng từ ngữ trong email trước đó. Cách này giúp ta tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế những hiểu lầm rằng ta đang “sửa” họ.
- Với các cụm từ trên chúng ta luôn luôn chỉ viết hoa chữ cái đầu tiên.
- Luôn kèm theo dấu phẩy đằng sau “Yours sincerely,” “Yours faithfully,” “Sincerely,”… và sau đó là tên đầy đủ của bạn.
- Nếu bạn gửi thư qua đường bưu điện, thì hãy viết lời chào (Salutation), lời chúc (Postamble) và tên của bạn bằng chữ viết tay.
Những quy tắc này nhìn có vẻ rắc rối, nhưng nếu bạn đã quen và cố gắng ghi nhớ thì sẽ là một điểm cộng trong mắt nhà tuyển dụng. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn cả sự hiểu biết của bạn về văn hóa giao tiếp hiện đại.
Hi vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn trên con đường chinh phục nhà tuyển dụng!
- PROS AND CONS là gì? Những điều cần biết về PROS AND CONS
- Thảo Mai là gì? Những điều cần biết về cụm từ Thảo Mai
- OEM là gì? Những kiến thức cần nắm vững khi lựa chọn OEM
