Tomorrow Marketers – Phần lớn chúng ta đều có tầm nhìn mạnh mẽ rằng chúng ta muốn định vị tổ chức của mình ở đâu. Nhưng đôi khi, bắt đầu từ đâu và như thế nào mới là thách thức. Đây là lúc áp dụng Gap Analysis (tạm dịch: phân tích khoảng cách). Gap analysis là một trong 9 công cụ phân tích hiệu quả, đem đến bộ khung để định nghĩa không chỉ công ty đang ở đâu ngày hôm nay, nhưng quan trọng hơn, chúng ta muốn trở thành gì và làm thế nào để đạt được điều đó.
Gap Analysis là gì?
Gap Analysis là quá trình bạn so sánh giữa tình hình hiện tại và hình ảnh trong tương lai, từ đó tạo ra một chuỗi những hành động để kết nối khoảng cách đã được xác định giữa hiện tại và tương lai đó. Nó là một công cụ được sử dụng như một phần của việc phân tích nội bộ trong công ty.
Triển khai việc phân tích gap analysis cho tổ chức thực chất lại rất đơn giản. Gap analysis, về mặt chiến lược, là một trong những cách để bắt đầu suy nghĩ về mục tiêu của bạn một cách có hệ thống và ý nghĩa.
Lợi ích của Gap Analysis
Lợi ích chủ yếu của gap analysis là thúc đẩy bạn suy nghĩ về tình hình hiện tại, viễn cảnh tương lai mong muốn, khoảng cách giữa chúng và kế hoạch hành động của bạn một cách rõ ràng và có hệ thống.
Gap Analysis cũng cung cấp một framework cho mọi người để hợp tác trong những bước đầu tiên của việc lên chiến lược. Một trong những thách thức của việc có nhiều người tham gia vào việc lên chiến lược là những cách tiếp cận khác nhau đôi khi có thể không phù hợp với nhau. Gap Analysis giải quyết điều này bằng việc yêu cầu mọi người trả lời những câu hỏi đặc biệt, có thể đưa mọi người lại với nhau trong một chiến lược có liên kết chặt chẽ.
Cuối cùng, Gap Analysis cũng có thể được sử dụng như một cách thức phân tích sự thực thi trong quá khứ. Lần đầu bạn thực hiện gap analysis, bạn sẽ chụp lại được tình hình hiện tại của công ty một cách rõ ràng (ở cả dạng định tính và định lượng). Và lần tới khi triển khai gap analysis, bạn sẽ có một cơ sở quá khứ để kiểm tra hoạt động gần đây nhất của công ty.
5 bước triển khai Gap Analysis
Thực hiện phân tích khoảng cách không khó, nhưng có một vài điều bạn cần ghi nhớ trước khi bắt đầu:
- Trung thực về những thiếu sót: Rất khó khăn để thừa nhận thất bại, nhưng để thực hiện phân tích khoảng cách hiệu quả, bạn cần trung thực và thực tế về những điều đang không đem lại hiệu quả trong kinh doanh, dù là nghiệt ngã nhất.
- Trung thực về khả năng của bạn: Đừng khiêm tốn với những gì bạn đạt được. Bạn cần hiểu những gì tích cực, đang phát triển trong việc kinh doanh của mình để có thể nhận ra và tập trung hơn giải quyết điều tiêu cực.
- Thực tế: Đến cuối của quá trình phân tích khoảng cách, bạn sẽ bắt đầu đặt ra mục tiêu cho tương lai. Những mục tiêu này cần phải thực tế và sự thực dụng là bắt buộc.
- Cụ thể, đặc trưng: Trong mọi phần của việc phân tích khoảng cách (tình hình hiện tại, viễn cảnh tương lai và kế hoạch hành động), bạn cần tránh những tuyên bố mơ hồ hay kết quả vô hình. Hãy chắc chắn bạn kết hợp giữa việc đo lường định tính và định lượng cho cả tình hình hiện tại lẫn mục tiêu tương lai.
Sau đây là các bước để phân tích khoảng cách Gap Analysis.
1. Định hướng lĩnh vực tập trung của bạn
Trước khi đi vào chi tiết phân tích khoảng cách, rất quan trọng để bạn đặt ra giới hạn. Hay nói cách khác, là biết bạn đang áp dụng phân tích khoảng cách trong việc gì.
Rất dễ dàng để nói về viễn cảnh tương lai bạn mong muốn trọng một câu chung chung như: “Viễn cảnh tương lai tôi khao khát là trở thành công ty lớn nhất và tốt nhất tại châu Á!”
Rõ ràng một câu nói như vậy có rất ít giá trị. Thay vào đó, bạn cần có một ý tưởng sơ bộ về các lĩnh vực bạn muốn cải thiện. Thường một số lĩnh vực trọng tâm mà mọi người muốn giải quyết bao gồm:
- Tăng trưởng tài chính (Financial Growth)
- Chiếm lĩnh khách hàng (Customer excellence)
- Cải tiến (Innovation)
- Sự hài lòng của nhân viên (Employee happiness)
- Thành tựu nghiên cứu (Scientific achievement)
- Ảnh hưởng cộng đồng (Community impact)
Khi bạn đã xác định được 3-4 trọng tâm chiến lược cho việc kinh doanh của mình, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu việc phân tích khoảng cách.
2. Xác định viễn cảnh tương lai bạn mong muốn
Xác định tình hình hiện tại của bạn mà không có ý tưởng về viễn cảnh tương lai là một quá trình vô ích (và không thể). Vì vậy, thay vào đó, hãy bắt đầu quá trình phân tích khoảng cách bằng việc xác định viễn cảnh tương lai.
Đây là lúc việc xác định chiến lược tập trung phát huy tác dụng. Giả sử bạn chọn “Cải tiến” như chiến lược tập trung. Bạn sẽ muốn bắt đầu bằng việc định hình viễn cảnh tương lai cho việc cải tiến.
Nói một cách chung chung, viễn cảnh tương lai cho việc cải tiến là: “Được nhận diện là một trong những nền tảng SaaS tiến bộ nhất trong ngành.”
Ghi nhớ rằng chúng ta đang để mọi thứ ở mức độ mục tiêu, chưa hề cần thêm bất cứ KPIs hay chỉ số đo lường cụ thể nào trong phần này của việc phân tích khoảng cách. Dưới đây là một số ví dụ khác:
- Viễn cảnh tương lai của tôi cho Customer Excellence là: “Đi đầu trong việc giữ chân khách hàng và chuyển đổi.”
- Viễn cảnh tương lai của tôi cho Community Impact là: “Tạo ra những thay đổi tích cực và dài lâu cho cuộc sống của người dân trong cộng đồng.”
3. Kiểm tra tình hình hiện tại của bạn
Phần tiếp theo của việc phân tích khoảng cách là hiểu bạn đang ở đâu hiện tại – tình hình hiện tại của bạn. Với mỗi lĩnh vực tập trung của bạn, hãy viết một câu để tóm tắt tình hình thực tế hiện nay.
Ví dụ, tập trung vào Innovation, chúng ta có thể tổng quan tình hình hiện tại như sau: “Chúng tôi chưa được biết đến vì việc cải tiến, dù phần mềm có chứa nhiều đặc điểm, chức năng khác biệt.”
Về Customer Excellence, có thể nói: “Chúng tôi có sự hài lòng và trung thành của khách hàng doanh nghiệp, nhưng những khách hàng nhỏ lẻ đang khá không hài lòng với trải nghiệm của họ.”
Hay với Community Impact: “Phần lớn mọi người trong cộng đồng bản địa không nhận thức được sự hiện diện của chúng tôi.”
Một phần của việc phân tích khoảng cách, đó là rất quan trọng để 100% trung thực và thực tế về điểm mạnh và điểm yếu hiện tại của bạn.
4. Áp dụng cách đo lường/KPIs cho phân tích khoảng cách
Lúc này bạn cần thêm những chỉ số đo lường cụ thể (KPIs) cho mỗi một trong lĩnh vực tập trung của mình.
Hãy bắt đầu cùng một số mẹo để lựa chọn KPIs phù hợp cho phân tích khoảng cách:
- Chọn KPIs bạn thực sự có thể đo lường, và quyết định trên cách đo lường như một phần của việc lựa chọn KPI.
- Chỉ chọn KPI bạn có cơ sở ở hiện tại, vì vậy bạn có thể dễ dàng đo lường khoảng cách bạn cần vượt qua.
- Thử áp dụng sự kết hợp của cả leading và lagging KPI sẽ cho bạn một hệ thống đo lường hoàn thiện cho mỗi lĩnh vực tập trung.
Ví dụ:
- Innovation:- Leading KPI: Đầu tư ít nhất 50% nguồn lực phát triển sản phẩm để sáng tạo ra chức năng mới (hiện tại:
- Community Impact:- Leading KPI: Độ nhận diện trong cộng đồng của chúng tôi hơn 70 (hiện tại: Độ nhận diện trong cộng đồng nhỏ hơn 20%).- Lagging KPI: Ít nhất 3 sáng kiến mới của chính phủ có thể tìm kiếm sự tham gia của chúng tôi (hiện tại: không sáng kiến nào của chính phủ tìm kiếm sự tham gia của chúng tôi).
Yếu tố “khoảng cách” trong phân tích khoảng cách tất nhiên chính là con số giữa KPIs hiện tại và viễn cảnh tương lai bạn mong muốn. Ví dụ, bạn có thể nói đó là khoảng cách của 50% giữa mức độ hiện tại của độ nhận diện trong cộng đồng (20%) và viễn cảnh mong muốn trong tương lai (70%).
5. Lập ra kế hoạch hành động
Bước cuối cùng trong việc phân tích khoảng cách cũng là phần khó nhất. Đây là lúc bạn đề ra một kế hoạch hành động cụ thể và khác biệt để thu hẹp khoảng cách bạn đã nhìn thấy.
Hãy nghĩ về kế hoạch hành động của bạn như là một chuỗi dự án cho từng mảng, mà đến khi hoàn thành, sẽ đạt được kết quả bạn đã xác định như trong bước 4. Chính xác bao nhiêu dự án bạn muốn tạo ra cho mỗi khoảng cách là tùy thuộc vào bạn, nhưng thường bạn sẽ có ít nhất 2 dự án cho mỗi khoảng cách.
Ví dụ về dự án cho Community Impact:
- Dự án 1: Bắt đầu chiến dịch quảng cáo TVC trên địa phương
- Dự án 2: Tăng chi phí cho quảng cáo online lên $5000 mỗi tháng
Như bạn có thể thấy, tạo ra kế hoạch hành động để kết nối khoảng cách bạn đã xác định thực ra khá đơn giản – vì đó là kết quả của những nỗ lực phân tích bạn đã thực hiện từ bước 1 đến bước 4, đã xác định rõ ràng tình hình hiện tại, viễn cảnh mong muốn và các khoảng cách.
6. Bước thêm: Ưu tiên
Dù không phải bước bắt buộc của quá trình phân tích khoảng cách, bạn vẫn sẽ tìm thấy ứng dụng của việc ưu tiên những kế hoạch hành động. Việc ưu tiên dựa vào câu hỏi: các dự án này có dễ để thực hiện và những ảnh hưởng chúng tạo ra tiềm năng đến đâu để có thể kết nối khoảng cách?
Thêm việc ưu tiên vào Gap Analysis sẽ giúp bạn bớt choáng ngợp bởi những dự án mới và các KPIs bạn cần theo dõi.
Công cụ hỗ trợ Gap Analysis: Một vài công cụ có thể hỗ trợ Gap Analysis đó là balanced scorecard hoặc McKinsey’s Three Horizons of Growth.
Tạm kết
Gap Analysis là một công cụ hiệu quả để hiểu rõ mục tiêu của doanh nghiệp đang hướng tới là gì, bên cạnh đó, doanh nghiệp đang ở đâu và cần phải hành động gì để rút ngắn “khoảng cách”. Đây là một trong những tư duy vô cùng căn bản cho việc giải quyết vấn đề và đưa ra những quyết định mang tính chiến lược. Nếu bạn muốn đi sâu hơn vào các bài toán cụ thể của doanh nghiệp, phân tích dữ liệu để tìm ra vấn đề liên quan đến vận hành, doanh thu và chăm sóc khách hàng, hãy tham khảo khoá học Data System của Tomorrow Marketers!
Bài viết bởi Cascade Strategy – biên dịch bởi Tomorrow Marketers.
