Mô hình 5S là công cụ quản trị quen thuộc với hầu hết mọi doanh nghiệp. Trong đó, sàng lọc trong 5S là yếu tố đầu tiên cần thực hiện để xây dựng mô hình 5S một cách hiệu quả nhất. Vậy để thực hiện tốt quy trình sàng lọc của mô hình 5S doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì? Tại sao bước thực hiện sàng lọc lại cần thiết đối với hoạt động sản xuất kinh doanh? Câu trả lời sẽ được LAVAN giải đáp qua bài viết sau.
1. Sự cần thiết của việc thực hiện Sàng lọc trong 5S
Tương tự mô hình sản xuất tinh gọn Lean Manufacturing, 5S loại bỏ các yếu tố gây lãng phí dựa trên những phân tích tình hình thực tế của doanh nghiệp. Mô hình 5S hoạt động với quan điểm chính là quản lý, sắp xếp một môi trường làm việc tốt nhất để quy trình sản xuất đạt hiệu quả cao. Trong đó S1 – Sàng lọc, là yếu tố đầu tiên được thực hiện để xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những vật dụng không cần thiết trong sản xuất.
Trên thực tế, hầu hết các công xưởng, văn phòng thường có rất nhiều những vật dụng không thật sự cần thiết trong quá trình sản xuất. Việc để những đồ dùng không cần đến tồn tại sẽ dẫn đến nhiều vấn đề lãng phí như:
- Ảnh hưởng không gian làm việc.
- Giảm hiệu quả thao tác do có nhiều đồ đạc, máy móc, hàng hóa chiếm diện tích.
- Công nhân khó thực hiện công việc do có nhiều chướng ngại bởi các vật dụng không cần thiết dẫn đến lãng phí thao tác.
- Khó kiểm soát công cụ dụng cụ, khó tìm khi cần đến và dễ lạc mất.
- Tốn thêm chi phí lưu trữ công cụ dụng cụ.
Việc thực hiện sàng lọc trong 5S sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ những vật dụng không cần thiết. Từ đó, doanh nghiệp có thể khắc phục những vấn đề trên. Tuy nhiên, trước khi tiến hành sàng lọc, doanh nghiệp cần thực hiện bước phân loại nhằm xác định đúng đối tượng, số lượng, thời điểm của những yếu tố cần loại bỏ để quá trình sàng lọc trong 5S được thực hiện hiệu quả nhất.
2. Phân loại trước khi sàng lọc
Phân loại vật dụng sản xuất
Quá trình phân loại cần được thực hiện với tất cả các vật dụng, thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu, tài liệu tồn tại trong quá trình sản xuất. Những vật dụng có thể được tìm thấy ở rất nhiều nơi ngay tại khu vực làm việc. Điển hình như trong ngăn bàn, góc phòng, chân bàn, tủ hoặc trong các thùng đựng vật dụng. Các vật dụng trên sẽ được chia làm 3 nhóm:
- Nhóm vật dụng được dùng: các vật dụng với đầy đủ chức năng cho mục đích làm việc. Đủ số lượng và hiện có tại thời điểm cần sử dụng sẽ được xếp vào nhóm này.
- Nhóm vật dụng không được dùng tới: những vật dụng không đủ các tiêu chí của nhóm vật dụng trên sẽ được xếp vào nhóm này.
- Nhóm chưa xác định: đây là nhóm các vật dụng đầy đủ những tiêu chí để sử dụng. Nhưng các vật dụng này lại hiếm khi được dùng đến. Những vật dụng của nhóm này có thể được dùng đến nhưng khả năng được sử dụng trong quá trình làm việc không cao.
Khi thực hiện sàng lọc trong 5S, nhóm vật dụng không được dùng tới và nhóm chưa xác định được xem là không cần thiết và phải được loại bỏ.
Phân loại hàng tồn kho
Những nguyên liệu, thành phẩm, bán thành phẩm hình thành trong quá trình sản xuất được xem là tồn kho. Thực hiện sàng lọc trong 5S có mục tiêu kiểm soát tốt hàng tồn kho, hạn chế lãng phí. Đối với những nguyên vật liệu này sẽ được chia thành 2 nhóm. Trong đó nhóm (1) là tồn kho không được sử dụng hoặc chưa xác định. Nhóm (2) là tồn kho có thể sử dụng. Với nhóm (1), đây là những sản phẩm, bán thành phẩm lỗi hoặc nguyên vật liệu hư hỏng, dư thừa nên cần được loại bỏ. Nhóm (2) sẽ được giữ lại và phân thành 3 loại dựa trên tần suất sử dụng:
- Tồn kho hiếm khi sử dụng
- Tồn kho được sử dụng không thường xuyên
- Tồn kho sử dụng thường xuyên
>> Tìm hiểu thêm nguyên nhân và giải pháp giảm thiểu lãng phí tồn kho: https://lavan.com.vn/lang-phi-ton-kho/
3. Các bước thực hiện Sàng lọc
Sau khi những vật dụng trong quá trình sản xuất được phân loại, quy trình sàng lọc trong 5S sẽ được thực hiện theo từng bước. Các bước của quá trình sàng lọc sẽ được thực hiện dựa trên nguyên tắc :” Loại bỏ những thứ tổ chức không cần đến”, cụ thể như sau:
- Bước 1: Quan sát thật kĩ khu vực làm việc. Xác định những nhóm vật dụng cần loại bỏ từ quá trình phân loại và hủy bỏ ngay những vật dụng đó
- Bước 2: Lưu trữ các vật dụng được sử dụng đến và những vật dụng chưa xác định. Những vật dụng chưa xác định hoặc hiếm khi dùng sẽ được đánh dấu thời gian và lưu trữ riêng.
- Bước 3: Sau một khoảng thời gian, kiểm tra lại các vật dụng được lưu trữ. Nếu có các vật dụng không còn được sử dụng sẽ tiến hành loại bỏ.
Vậy là qua các bước thực hiện của quá trình sàng lọc trong 5S được LAVAN chia sẻ trong bài việc trên, doanh nghiệp đã có cái nhìn rõ hơn về quy trình sàng lọc trong 5S và có thể loại bỏ những vấn đề do vật dụng dư thừa gây ra. Đây là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp áp dụng hiệu quả công cụ 5S để cải thiện hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, để xây dựng mô hình kinh doanh bền vững, doanh nghiệp cần có cho mình một hệ thống quản trị chất lượng toàn diện áp dụng trong quá trình kinh doanh.
