Khi bạn đi làm hoặc có công việc cần trao đổi với đối tác, bạn có thể sẽ được yêu cầu gửi, in, photo tài liệu đính kèm số Fax. Vậy bạn đã biết Fax là gì và cách gửi Fax bằng máy tính chưa? Nếu chưa hay tham khảo nội dung sau.
Fax là gì?
Fax được hiểu đơn giản là kỹ thuật điện tử gửi bản sao trực tiếp thông qua hệ thống dây dẫn điện. Đây là sản phẩm loại máy gửi có khả năng quét bản gốc, thay đổi thông tin thành tín hiệu sau đó phát qua đường dây điện thoại để gửi đến hệ thống máy của người nhận.
Fax được hiểu đơn giản là kỹ thuật điện tử gửi bản sao trực tiếp
Cách gửi Fax bằng máy tính
Khi muốn gửi Fax bằng máy tính bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:
– Nhấp đúp vào biểu tượng Fax trên màn hình Desktop
– Mở của sổ của chương trình Fax
– Nhấn chuột vào nút New Fax
– Chọn File
– Chọn tiếp Send a Fax
– Khi xuất hiện cửa sổ hướng dẫn gửi Fax, bạn chỉ cần nhấn Next để tiếp tục.
– Nhập tên của nơi muốn gửi Fax vào mục To
– Nhập số Fax (hoặc số điện thoại được kết nối với thiết bị Fax) của nơi muốn gửi vào mục Fax number
– Nếu nơi muốn gửi Fax đã có sẵn trong sổ địa chỉ thì bạn có thể chọn nơi muốn gửi bằng cách nhấn vào Address Book
– Bạn có thể gửi bản Fax này tới nhiều địa chỉ khác nhau bằng cách nhấn Add và tiếp tục nhập thêm Tên, số Fax khác
– Sau khi nhập xong bạn cần nhấn Next để tiếp tục
Cách nhận Fax bằng máy tính
Khi có tín hiệu Fax gửi đến, nếu máy của bạn cài đặt chế độ tự động nhận Fax thì chương trình sẽ tự động kết nối để bạn biết được mình đang nhận Fax. Trong trường hợp bạn không thiết lập chế độ tự động nhận Fax thì bạn có thể mở chương trình Fax, nhấn vào Receive now hoặc truy cập File, chọn Receive a fax now để tự động nhận Fax.
Chương trình sẽ tự động kết nối để bạn biết được mình đang nhận Fax
Lưu ý khi gửi Fax
Các bản Fax khi chưa được gửi sẽ đều nằm trong Outbox. Khi đã được gửi thành công, những bản này sẽ được lưu trong mục Send Items. Riêng các bản Fax nhận sẽ lưu trong mục Inbox. Bạn nên nhớ những mục này để tiện tìm kiếm Fax trong quá trình sử dụng.
Ngoài ra, tùy theo kiểu thiết lập trong quá trình cài đặt mà các bản Fax có thể sẽ được in thẳng ra máy in sau khi nhận hoặc lưu trữ thêm bản sao trong thư mục được hệ thống chỉ định.
Đặc biệt, ngoài cách gửi Fax bằng chương trình Fax có sẵn của Windows, bạn còn có thể gửi Fax bằng các chương trình từ những ứng dụng khác có chức năng in như Word, Excel, chương trình xử lý ảnh,…
Kinh nghiệm lựa chọn máy Fax
Khi chọn máy Fax để sử dụng cho công việc văn phòng, bạn nên tham khảo những yếu tố sau để quá trình nhận và gửi Fax diễn ra thuận lợi
Tốc độ
Các loại máy Fax khác nhau sẽ có tốc độ truyền dữ liệu ở các mức khác nhau, nếu công việc của bạn cần in Fax với số lượng lớn, bạn nên kiểm tra kỹ tốc độ in ấn của máy trước khi mua.
Loại máy in
Hầu hết các loại máy Fax thông dụng hiện nay đều sử dụng máy in nhiệt, điều này đòi hỏi máy in Fax cần sử dụng loại giấy in đặc biệt. Các loại giấy sẽ giúp máy Fax in nhiệt hoạt động trơn chu hơn.
Kích thước giấy
Giấy được sử dụng trong máy Fax có hai kích thước chủ yếu là: Khổ giấy rộng 8,5 inch và khố giấy rộng 10,1 inch. Có một số máy Fax chỉ chấp nhận giấy khổ nhỏ vì vậy có thể bạn sẽ cần mua thêm máy cắt giấy.
Quay số tự động
Máy Fax có tính năng quay số tự động sẽ cho phép bạn có thể dễ dàng lập trình Fax để gửi và nhận tài liệu. Bạn nên chú ý điểm này để tận dụng được mức cước điện thoại có chi phí thấp nhất trong quá trình sử dụng Fax.
Máy Fax có tính năng quay số tự động
Lưu ý khi sử dụng máy Fax
– Không sử dụng giấy in bị rách, nhăn, hoặc nhàu nát, ẩm mốc
– Không sử dụng các loại giấy đã được in trên 1 mặt để in Fax
– Không đặt máy Fax ở những nơi ẩm thấp
– Không đặt máy Fax ở nơi có nhiệt độ cao
– Kiểm tra giấu trước khi in, không in trên giấy bị dính
– Thường xuyên lau chùi, kiểm tra máy Fax định kỳ
– Sử dụng giấy chất lượng tốt để hạn chế vấn đề về kẹt giấy trong quá trình in Fax
