Bạn đã bao giờ nghe đến nguyên tắc SMART? Bạn có biết nguyên tắc SMART là gì? Nó có vai trò gì trong nghệ thuật quản lý mục tiêu và quỹ thời gian? Cùng sentayho.com.vn đi tìm lời giải cho vấn đề này!
Nguyên tắc SMART là gì?
Nguyên tắc SMART còn gọi là nguyên tắc THÔNG MINH giúp định hình và nắm giữ mục tiêu của bản thân trong tương lai; qua đó, xác định những khả năng mà mình có thể làm được và xây dựng kế hoạch cụ thể để hiện thực hóa những mục tiêu đó.
Nguyên tắc SMART thực chất là từ ghép, được ghép từ 5 chữ cái đầu của 5 từ khác nhau, mỗi từ/ chữ cái đại diện cho một tiêu chí khi đặt ra mục tiêu cá nhân, bao gồm:
– Specific (cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu)
– Measurable (đo đếm được)
– Achievable/ Attainable (có thể đạt được bằng chính khả năng của mình)
– Realistic/ Relevant (thực tế, không viễn vông)
– Time bound/ Time based (thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra).
Ý nghĩa của nguyên tắc SMART trong thiết lập mục tiêu
Từ khái niệm nguyên tắc SMART là gì, chúng ta có 5 từ đại diện với 5 ý nghĩa đặc biệt quyết định đến việc xác định mục tiêu cũng như quản lý quỹ thời gian hợp lý cho cá nhân. Cụ thể:
Bằng việc trả lời những thắc mắc của từng mục là bạn đang thiết lập mục tiêu chi tiết và cụ thể cho mình.
Các bước áp dụng nguyên tắc SMART
– Định hình mục tiêu của bạn: dựa vào các tiêu chí như đã phân tích, bạn tiến hành xác định mục tiêu cho mình. Nên nhớ mọi mục tiêu phải có tính khả thi và được giới hạn thời gian hoàn thành cũng như quy định thành tựu cụ thể nhé!
– Viết mục tiêu đó ra giấy: một trong những cách tạo động lực cho bản thân hữu hiệu nhất là viết hết những gì mình muốn thực hiện trong thời gian tới ra giấy theo thứ tự ưu tiên, đặt trên bàn, dán nơi bàn làm việc hoặc bất cứ đâu bạn có thể nhìn thấy thường xuyên nhất. Cách làm này sẽ khiến bạn luôn nghĩ đến những mục tiêu cụ thể và thôi thúc, quyết tâm hiện thực nó mỗi ngày.
– Lập kế hoạch chi tiết để thực hiện mục tiêu: đó là việc chia nhỏ mục tiêu ra bằng cách xác định xem mỗi ngày/ tuần/ tháng/ năm bạn cần phải làm gì, tức xác định con đường bạn sẽ đi bao xa để rút ngắn thời gian và khoảng cách đạt được mục tiêu. Từ đó, bạn sẽ có cho mình một kế hoạch cụ thể cho từng yêu cầu công việc. Lưu ý: phải định kỳ kiểm tra những mục tiêu nhỏ đó để biết được mình đã đi được chừng nào (tức đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và còn phải tiếp tục trong bao lâu nữa để về đích. Tốt nhất nên lập nên sơ đồ phân tích công việc hàng ngày để biết được việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì quan trọng và cần làm ngay, làm gấp,… để có sự phân chia thời gian và công việc cho hợp lý.
Nguyên tắc SMART trong nghệ thuật quản lý quỹ thời gian của nhân viên
Dựa vào nguyên tắc SMART, các nhà quản lý nhân sự sẽ tìm ra cách quản lý quỹ thời gian của nhân viên một cách tốt nhất, hiệu quả nhất. Tức là, cũng chừng đó thời gian của một ngày/ tuần/ tháng/ năm, họ luôn biết tận dụng toàn bộ quỹ thời gian của từng nhân viên để phát huy tối đa năng lực của bộ máy nhân sự.
Theo các chuyên gia và nhà lãnh đạo doanh nghiệp thành công, cách quản lý thời gian hiệu quả nhất thường được nhìn nhận từ 2 khía cạnh: người quản lý và nhân viên. Hầu hết cả người chủ doanh nghiệp và nhân viên đều luôn cảm thấy thiếu thời gian và quá tải về công việc. Tại sao vậy? Thông thường, mức độ quá tải công việc phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh và số lượng nhiệm vụ. Giải pháp cho việc này là hầu hết doanh nghiệp, kể cả người chủ, đều phải luôn làm thêm giờ, thậm chí phải làm rất nhiều tiếng trong một ngày để hoàn thành nhiệm vụ. Điều này là không phù hợp bởi họ đã “lấy cắp đi thời gian nghỉ ngơi, giải trí cho bản thân, gia đình và bạn bè”. Vậy, làm gì để khắc phục điều đó?
+ Đối với người lãnh đạo: phải biết cách lên kế hoạch, phân bổ và điều tiết thực hiện công việc cụ thể, hợp lý và hiệu quả theo quy trình: xây dựng hệ thống, quy trình làm việc – xây dựng ngay đội ngũ kế cận – phân quyền cho nhân viên cụ thể. Khi nhà quản lý đặt niềm tin vào cấp dưới – người được giao việc và lùi lại phía sau để nhân viên chủ động thực hiện sẽ giúp mục tiêu có khả năng hoàn thành nhanh và tốt hơn. Bởi, điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian của người lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.
+ Đối với nhân viên: để tận dụng triệt để thời gian làm việc nhằm đạt hiệu quả công việc cao nhất, nhân viên phải tự xác định được mục tiêu của mình và biết lồng ghép mục tiêu cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp để lên kế hoạch công việc cụ thể cho bản thân. Dựa theo nguyên tắc SMART, nhà quản lý nên hướng dẫn nhân viên xây dựng một mục tiêu phù hợp, sau đó cùng thảo luận và thống nhất dựa trên mục tiêu chung.
Với cùng một quỹ thời gian như nhau, việc sử dụng thời gian sao cho hiệu quả không nằm ở chỗ bạn có bao nhiêu thời gian để làm công việc đó, mà chính là bạn dùng bao nhiêu thời gian để hoàn thành chúng thông qua phương pháp tiếp cận, triển khai công việc như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất. Dưới góc độ của một nhà quản lý nhân sự, muốn sử dụng quỹ thời gian của mình một cách tốt nhất, trước tiên, bạn phải nhận định được năng lực làm việc của bản thân dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với yêu cầu công việc bạn đang đảm nhiệm; từ đó biết được mình mong muốn gì trong sự nghiệp ở hiện tại và tương lai để đặt ra cho bản thân những mục tiêu cụ thể để hướng tới.
8 Phương Pháp Quản Lý Nhân Sự Hiệu Quả Cho Nhà Lãnh Đạo
Ms. Công nhân
