Chữ ký số hiện là vấn đề được doanh nghiệp quan tâm hàng đầu, đặc biệt là trong việc thực hiện các thủ tục online như kê khai thuế, bảo hiểm xã hội hay nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp,…
Chữ ký số- vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu, sau khi thành lập. Để hiểu hơn về chữ ký số là gì? Tác dụng của chữ ký số? Quý vị có thể tham khảo bài viết dưới đây của Luật Hoàng Phi.
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử, chữ ký này được tạo ra để mã hóa dữ liệu bằng một thông điệp và dùng mật mã không đối xứng, lúc này người có thông điệp theo dữ liệu sẽ khóa công khai chữ ký của người ký được xác định chính xác.
Chữ ký số còn có thể hiểu là Token điện tử. Xét trên góc độ pháp lý, định nghĩa về chữ ký số được quy định tại khoản 6 Điều 3 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 27/09/2018 để quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử. Cụ thể:
Trong đó, việc biến đổi thông điệp dữ liệu được tạo ra bằng đúng khóa bí mật và tương ứng với khóa công khai trong cùng cặp khóa, sự toàn vẹn trong nội dung thông điệp dữ liệu kể từ khi tiến hành việc biến đổi nêu trên.
Chữ ký số tiếng Anh là gì?
Chữ ký số tiếng anh là digital signature , nhiều khách hàng nhầm lẫn chữ ký số với với chữ ký điện tử là electronic signature , tuy nhiên cần lưu ý mặc dù thường được dùng thay thế nhau nhưng không hoàn toàn cùng nghĩa.
USB chữ ký số là gì?
Về cấu tạo của chữ ký số sẽ được chia thành 02 phần như sau:
+ Phần cứng – giống một chiếc USB (được gọi là USB token) và được bảo mật bằng (pass word) mật khẩu hay còn gọi là mã PIN;
+ Chứng thư số là phần không thể tách rời của chữ ký số, chứa tất cả dữ liệu đã được mã hóa của doanh nghiệp.
Chức năng của chữ ký số? Chữ ký số được dùng cho mục đích gì?
Chức năng chính của chữ ký số là sử dụng để thực hiện các giao dịch điện tử mà pháp luật cho phép dùng chữ ký số.
+ Chữ ký số sử dụng để kê khai, nộp tờ khai, nộp các nghĩa vụ tài chính trong lĩnh vực thuế, hải quan và giao dịch chứng khoán,…khi doanh nghiệp dùng chữ ký số trong các giao dịch điện tử thì không phải in lại các tờ khai và đóng dấu;
+ Doanh nghiệp thực hiện các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp như thay đổi đăng ký kinh doanh, thông báo thay đổi, thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh,…cũng có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản, giúp đơn giản hóa các thủ tục hành chính;
+ Chữ ký số còn được sử dụng khi doanh nghiệp ký kết các hợp đồng với khách hàng, đối tác bằng hình thức trực tuyến mà không cần mất thời gian đi lại, gặp mặt.
Việc sử dụng chữ ký sẽ giúp cho việc cho trao đổi thông tin, dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng thực hiện các thủ tục trực tuyến, giao dịch điện tử mà vẫn đảm bảo về mặt pháp lý, tính bảo mật cao.
Trên đây là những chức năng cơ bản của chữ ký số, qua đó Quý vị phần nào đã hình dung ra được chữ ký số là gì? Tác dụng của chữ ký số? để nhanh chóng sử dụng dịch vụ chữ ký số, từ các nhà cung cấp.
Ai được sử dụng chữ ký số?
Nhìn chung các cá nhân, tổ chức đều có thể là đổi tượng sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên xét về giá trị pháp lý của chữ ký số thì theo Quy định tại Điều 8 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thì:
Danh mục thông tin của doanh nghiệp mà chữ ký số mã hóa
Nội dung trong chữ ký số doanh nghiệp sẽ bao gồm những thông tin sau đây:
+ Thông tin Doanh nghiệp bao gồm: Mã số thuế, Tên Công ty….
+ Số hiệu của chứng thư số (số seri)
+ Thời hạn bắt đầu có hiệu lực của chứng thư số
+ Thông tin về Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số
+ Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số.
+ Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng số.
+ Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
+ Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông.
Chữ ký số có bắt buộc không?
Theo quy định của pháp luật hiện hành, không phải trong mọi giao dịch điện tử đều phải có chữ ký số. Có một số trường hợp sau đây pháp luật quy định phải sử dụng chữ ký số:
1/ Trong việc kê khai thuế, nộp tờ khai và nộp thuế
Luật Quản lý thuế 2019 tại Điều 17 có quy định về trách nhiệm của người nộp thuế, theo đó người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh trên địa bàn mà có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, khi thực hiện giao dịch như kê khai, nộp thuế cho cơ quan quản lý thuế bằng phương tiện điện tử tức sẽ sử dụng chữ ký số.
2/ Khi sử dụng hóa đơn điện tử
+ Căn cứ tại khoản 1 và khoản 2 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định trong hóa đơn điện tử phải có nội dung về chữ ký số theo quy định của pháp luật của người bán, chữ ký số theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp bên mua là đơn vị kế toán.
+ Căn cứ tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-C của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có phần chữ ký số.
3/ Kê khai bảo hiểm xã hội
Căn cứ tại Điều 4 Quyết định số 838/QĐ-BHXH có quy định khi cá nhân, tổ chức muốn triển khai giao dịch điện tử để kê khai bảo hiểm xã hội thì yêu cầu phải có chữ ký số hợp pháp. Việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử của bảo hiểm xã hội gọi chung là ký điện tử.
Như vậy chữ ký số không bắt buộc trong tất cả thủ tục, giao dịch điện tử.
Sử dụng chữ ký số như thế nào?
– Hiện tại, chữ ký số được mã hóa vào một thiết bị như một chiếc USB- thiết bị phần cứng để tạo ra cặp khóa công khai và khóa bí mật thông tin dữ liệu. Chữ ký số này được bảo mật bằng mã Pin riêng.
– Khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng chữ ký số có thể sử dụng của các nhà cung cấp như: Bkav, VNPT, Viettel, FPT,… tùy vào yêu cầu cũng như tài chính của doanh nghiệp.
– Hướng dẫn cách thức sử dụng chữ ký số:
+ Bước 1: Cài đặt chữ ký số vào cấu hình trên máy tính
+ Bước 2: Đổi tên PKI Token và nhập tên mới (lưu ý không sử dụng Tiếng Việt)
+ Bước 3: Thay đổi mã PIN
+ Bước 4: Xem thông tin chữ ký số và kiểm tra hệ điều hành windows có nhận USB Token
+ Bước 5: Ký điện tử vào văn bản.
+ Bước 6: Thực hiện các giao dịch điện bằng chữ ký số đã tạo.
Hình ảnh chữ ký số sử dụng tại Việt Nam
Để quý khách hàng tham khảo và lựa chọn, chúng tôi xin gửi 1 số mẫu hình ảnh chữ ký số của 1 số nhà cung cấp như sau:
Chữ ký số nhà cung cấp BKAV
Chữ ký số nhà cung cấp Viettel
Chữ ký số nhà cung cấp VNPT
Chữ ký số nhà cung cấp NewCa
Trên đây là những nội dung tư vấn, chia sẻ hữu ích về chữ ký số của Luật Hoàng Phi. Chúng tôi hy vọng giúp Quý vị hiểu rõ hơn về chữ ký số là gì? Tác dụng của chữ ký số? Nếu còn băn khoăn, thắc mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.
