Khái niệm
Theo Khoản 1 Điều 214 Luật Thương mại 2005 định nghĩa đấu thầu hàng hóa, dịch vụ như sau:
“Điều 214. Đấu thầu hàng hoá, dịch vụ
1. Đấu thầu hàng hoá, dịch vụ là hoạt động thương mại, theo đó một bên mua hàng hoá, dịch vụ thông qua mời thầu (gọi là bên mời thầu) nhằm lựa chọn trong số các thương nhân tham gia đấu thầu (gọi là bên dự thầu) thương nhân đáp ứng tốt nhất các yêu cầu do bên mời thầu đặt ra và được lựa chọn để ký kết và thực hiện hợp đồng (gọi là bên trúng thầu).”
Sau khi có thông báo mời thầu, những nhà thầu quan tâm đến gói thầu hoặc đã ở trong danh sách sơ tuyển sẽ làm thủ tục dự thầu. Nhà thầu là những thương nhân có khả năng cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho gói thầu và phải thỏa mãn tất cả những điều kiện do pháp luật quy định. Luật Thương mại 2005 yêu cầu nhà thầu phải là thương nhân. Tuy nhiên, bên cạnh điêu kiện có tư cách thương nhân, các nhà thầu cũng cần có một số tiêu chuẩn như tiêu chuẩn về sự độc lập về mặt tài chính; có năng lực hành vi dân sự để kí kết và thực hiện hợp đồng.
Hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu bao gồm các tài liệu do nhà thầu lập theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Hồ sơ dự thầu phải thể hiện đầy đủ các khía cạnh về hành chính, pháp lí của nhà thầu; các đề xuất kĩ thuật, tiêu chuẩn; các đề xuất về thương mại và tài chính của gói thầu, trong đó có giá dự thầu… Yêu cầu về tính rõ ràng, chính xác của các tài liệu trong hồ sơ dự thầu cũng tương tự như đối với hồ sơ mời thầu. Hồ sơ dự thầu phải được niêm phong, trên túi hồ sơ ghi rõ tên gói thầu, tên dự án, tên và địa chỉ nhà thầu kèm theo dòng chữ “không được mở ra trước ngày…giờ…”.
Hồ sơ dự thầu được nộp trực tiếp cho bên mời thầu hoặc được gửi bằng đường bưu điện theo địa chỉ ghi trong hồ sơ mời thầu trước thời điểm đóng thầu. Thời điểm đóng thầu là thời điểm được ấn định kết thúc việc nộp hồ sơ dự thầu. Thời điểm này dài hay ngắn tùy thuộc vào quy mô và tính phức tạp của gói thầu những phải đủ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu cho phép bên mời thầu thu nhận tối đa các hồ sơ dự thầu. Thời điểm đóng thầu cũng có thể được bên mời thầu xem xét gia hạn thêm nếu việc gia hạn đó mang lại sự cạnh tranh lớn hơn. Bên mời thầu không nhận hồ sơ dự thầu hay bất cứ tài liệu bổ sung nào, kể cả thư giảm giá, sau thời điểm đóng thầu, trừ các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu. Các hồ sơ dự thầu nộp sau thời điểm đóng thầu được xem là không hợp lệ và được gửi trả lại cho nhà thầu theo nguyên trạng. Sau khi đã nộp hồ sơ dự thầu, nếu muốn sửa đổi hoặc rút lại hồ sơ, nhà thầu phải gửi đề nghị bằng văn bản cho bên mời thầu trước thời điểm đóng thầu.
Những hồ sơ dự thầu nộp đúng hạn, bên mời thầu có trách nhiệm quản lí nghiêm ngặt theo chế độ bảo mật trước, trong và sau khi mở thầu (Điều 221 Luật Thương mại năm 2005). Những yêu cầu đối với công tác bảo mật hồ sơ dự thầu cu thể là:
+ Bên mời thầu không được tự ý bóc hồ sơ trước thời điểm mở thầu;
+ Sau khi mở thầu, không được tiết lộ nội dung các hồ sơ dự thầu, các sổ tay ghi chép, các biên bản cuộc họp xét thầu, các ý kiến nhận xét, đánh giá của các chuyên gia tư vấn về hồ sơ dự thầu;
+ Các tài liệu trong hồ sơ dự thầu và các tài liệu khác có liên quan được đóng dấu “Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”;
+ Không được tiết lộ kết quả đấu thầu trước khi công bố chính thức;
+ Không được cung cấp các thông tin trong các tài liệu, hồ sơ đấu thầu cho các phương tiện thông tin đại chúng…
Khi dự thầu, nhà thầu phải nộp một khoản tiền bảo đảm dự thầu (thể hiện dưới hình thức đặt cọc, kí quỹ, bão lãnh thầu) để bảo đảm hiệu lực của hồ sơ dự thầu. Mức bảo đảm dự thầu được xác định dựa trên sự đánh giá hợp lí về thiệt hại mà bên mời thầu phải chịu trong trường hợp nhà thầu rút lại hồ sơ dự thẩu hoặc từ chối kí hợp đồng. Tỉ lệ dặt cọc, kí quỹ dự thầu do bên mời thầu quy định những không quá 3% tổng giá trị ước tính của hàng hoá, dịch vụ đấu thầu (theo Khoản 2 Điều 222 Luật Thương mại năm 2005). Bảo đảm dự thầu được hoàn trả cho các nhà thầu không trúng thầu trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ sau khi công bố kết quả đấu thầu. Đối với nhà thầu trúng thầu thì số tiến này sẽ được hoàn trả sau khi đã nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Bên nhận bảo lãnh cho bên dự thầu có nghĩa vụ bảo đảm dự thầu cho bên được bảo lãnh trong phạm vi giá trị tương đương với số tiền đặt cọc, kí quỹ.
Bảo đảm dự thầu sẽ không được hoàn lại nếu nhà thầu có một trong các hành vi sau đây:
+ Trúng thầu nhưng không kí hợp đồng hoặc từ chối thực hiện hiện hợp đồng;
+ Rút hồ sơ dự thầu sau thời điểm đóng thầu;
+ Có sự vi phạm quy chế đẩu thầu.
Như vậy, sau khi có thông báo mời thầu, những nhà thầu quan tâm đến gói thầu hoặc đã ở trong danh sách sơ tuyển sẽ làm thủ tục dự thầu. Nhà thầu phải tuân thủ đúng các quy định về nội dung hồ sơ dự thầu, thời hạn nộp hồ sơ dự thầu cũng như bảo đảm dự thầu.
Luật Hoàng Anh
