Bạn có một file Excel, nó ngày càng “béo phì” quá cân, dung lượng thì ngày một tăng lên, xử lý công việc ngày càng chậm chạp. Câu hỏi đặt ra là? Làm thế nào để giảm cân cho file Excel đó? Lỗi này từ đâu ra?
Kẻ thù duy nhất của việc tăng cân béo phì này, chính là do ăn nhiều quá độ và lười luyện tập thể thao.Bạn đang xem: Excel binary workbook là gì Nghe giống con người quá nhỉ? Thực ra việc ăn nhiều ở trong Excel, chính là thao tác COPY & PASTE của bạn gây nên.
Bạn đang xem: Excel binary workbook là gì
CÁC NGUYÊN NHÂN:
– Bạn chọn tab DATA > Chọn Edit Links.
– Kiểm tra lại các file bạn đã liên kết, nếu không cần thiết liên kết nữa. Nghĩa là bạn chỉ cần lấy kết quả tính từ file khác. Bạn có thể chọn Break Link để bỏ liên kết.
– Khi đó sẽ xuất hiện bảng thông báo, sẽ chuyển đổi các hàm liên kết thành giá trị kết quả của nó, và thao tác này không thể hoàn tác khi thực hiện. Vì vậy, bạn nên lưu file với 1 tên mới để sao lưu dự phòng, để thực hiện sao lưu, bạn chọn Cancel, rồi Save as để lưu tên mới.
– Sau đó, có thể thực hiện việc Break Links là để chuyển đổi.
Named Range:
Cùng với việc sao chép dữ liệu, đi kèm đó là các NAMED RANGE đã áp dụng cho file, và nó tạo ra rất nhiều Named Range trong file của bạn.
Vậy làm sao để xóa bỏ các named range trong file Excel?
Cách thông thường:
Dùng ASAP Utilities Add-in:
Bạn chọn tab ASAP Utilites, chọn mục RANGE, bạn sẽ tìm thấy phần 27. Delete all name range with an invalid cell references…Và bạn có thể xóa tất cả. Ngoài ra, bạn có thể chuyển đổi các Named Range thành địa chỉ của tham chiếu, bằng cách chọn mục 24. Replace the name range used in formulas with their cell references…
Styles:
Cùng với việc sao chép dữ liệu, đi kèm đó là các style đã áp dụng cho file, và nó tạo ra rất nhiều Style trong file của bạn.
Vậy làm sao để xóa bỏ các style rác trong file Excel?
– Cách thông thường: Bạn có thể click phải vào tên từng Style rác, chọn Delete để xóa đi. Nếu thấy lâu quá, bạn có thể dùng Add-in bên dưới.
– Dùng Remove Style Add-in, đây là addin được cung cấp bởi Microsoft. Tải về từ sentayho.com.vn hoặc bản dự phòng tại RemoveStyles qua Mediafire. Khi cài đặt xong, bạn sẽ thấy mục Remove Styles xuất hiện trong tab Home, bên cạnh Cell Styles như trong ảnh bên trên. Bạn chưa biết cách cài addin như thế nào? Hãy tham khảo bài viết hướng dẫn cài đặt add-in trong Excel sau nhé!
– Ngoài ra vẫn có 1 addin Inquire có sẵn trong Office 365, với công cụ: Clean Excess Cell Formatting.
Excel Binary Workbook giúp giảm dung lượng
Sau các bước trên, bạn sẽ có kết quả như sau:
Như bạn thấy, chúng ta có file ban đầu là 7Mb, sau khi các thao tác trên, chúng ta giảm dung lượng xuống còn 1Mb, vậy muốn giảm nữa thì làm thế nào? Bạn chọn File > Save as… Chọn Lưu dưới dạng Microsoft Excel Binary Workbook, khi đó bạn sẽ thấy file tiếp tục giảm đi một nửa chỉ còn 500Kb.
Cuối cùng, bạn có thể thực hiện các thao tác sau, nhằm giúp giảm thêm dung lượng của file: Xóa đi các Worksheet trống, Xóa đi những dòng trống ở cuối, và Reset Last Cell trong Excel với công cụ của ASAP Utilities.
Lời Kết:
Như bạn thấy rồi đó, các thao tác bình thường COPY & PASTE cũng gây ra nhiều tai hại, vậy làm sao hạn chế việc này? Khi chúng ta COPY, và thay vì nhấn Ctrl + V để Paste ra, thì chúng ta có lựa chọn PASTE SPECIAL … khi đó bạn có thể lựa chọn PASTE VALUE, thay vì dán luôn công thức sang.
Nếu tất cả các trường hợp trên, bạn đều không mắc phải, nhưng file vẫn nặng, vậy sẽ làm cách nào? Do nội dung bài viết dài, nên mình sẽ chia riêng phần đó sang tập 2 của bí kíp võ công này … Cảm ơn các bạn đã quan tâm!
Đọc tiếp tập 2: Cách sửa file Excel bị nặng chậm & gỡ bỏ mật khẩu bảo vệ khi quên mật khẩu.
