1. Khái niệm về hình thức kế toán
Hình thức kế toán là gì?
1.1 Các hình thức kế toán cơ bản
a) Hình thức Nhật ký – Sổ cái
- Phần Nhật ký: gồm các cột: Cột “Ngày, tháng ghi sổ”, cột “Số hiệu”, cột “Ngày, tháng” của chứng từ, cột “Diễn giải” nội dung nghiệp vụ và cột “Số tiền phát sinh”.
- Phần Sổ cái: được phản ánh cho cả hai bên Nợ và Có của từng tài khoản kế toán. Toàn bộ tài khoản mà đơn vị sử dụng sẽ được phản ánh ở cả phần sổ này. Phần này dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế (theo từng tài khoản kế toán)
b) Hình thức Nhật ký chung
c) Hình thức Chứng từ ghi sổ
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
d) Hình thức Nhật ký – chứng từ
- Nhật ký chứng từ.
- Bảng kê.
- Sổ Cái.
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký – Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký – Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
e) Hình thức kế toán trên máy vi tính
1.2 Các tiêu chí lựa chọn hình thức kế toán
- Lĩnh vực hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, đơn vị quản lý hay đơn vị trực thuộc…
- Đặc điểm của quy trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Quy mô hoạt động của đơn vị/ bộ phận
- Trình độ trang thiết bị, áp dụng những phương tiện kỹ thuật tính toán tiên tiến, ví dụ như phần mềm kế toán.
- Khả năng kiểm soát đối với thông tin kế toán cung cấp: Trình độ của nhà quản lý cũng như mức độ yêu cầu đối với kế toán của nhà quản lý.
- Điều kiện và phương tiện vật chất hỗ trợ cho công tác kế toán.
2. Sổ kế toán và các hình thức ghi sổ kế toán
2.1 Sổ kế toán là gì?
2.2 Các loại sổ kế toán
a) Sổ nhật ký chung
- Ngày, tháng ghi sổ.
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
b) Sổ cái tài khoản
- Ngày, tháng ghi sổ.
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản.
c) Sổ chi tiết tài khoản
d) Sổ chi tiết hàng hóa
e) Sổ quỹ tiền mặt
- STT: Số thứ tự dòng
- Ngày, tháng: Ngày tháng của chứng từ
- CT Thu: Số hiệu chứng từ nếu là Phiếu thu
- CT Chi: Số hiệu chứng từ nếu là Phiếu chi
- Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn GTGT
- Số HĐ: Số hóa đơn GTGT
- Diễn giải: Tóm tắt ND của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- TK đối ứng: Sô hiệu tài khoản đối ứng với tài khoản tiền mặt
- Nợ (Thu vào): Số tiền thu vào
- Có (Chi ra): Số tiền chi ra
- Số tồn: Số tiền còn lại ứng với mỗi nghiệp vụ thu, chi
- Số tiền tồn của kỳ trước
- Tổng số tiền thu vào trong kỳ
- Tổng số tiền chi ra trong kỳ
- Số tiền còn lại cuối kỳ
f) Sổ tiền gửi ngân hàng
2.3 Trình tự ghi sổ kế toán
- Bước 1: Mở sổ kế toán. Đầu kỳ kế toán phải mở sổ kế toán và ghi số dư đầu kỳ vào tài khoản.
- Bước 2: Ghi sổ kế toán. Ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở của các chứng từ gốc.
- Bước 3: Khóa sổ kế toán. Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ, khóa sổ kế toán là tìm ra số dư cuối kỳ.
- Bước 4: Sửa sổ kế toán. Nếu trong quá trình ghi sổ bị sai xót có thể thực hiện sửa sổ kế toán, mọi chứng từ sửa phải được đảm bảo tính pháp lý và đúng theo quy định pháp luật. Cập nhật trước kỳ khóa sổ kế toán.
2.4 Các lưu ý khi ghi sổ kế toán
- Để thực hiện ghi sổ kế toán phải căn cứ vào các chứng từ kế toán.
- Mọi chứng từ phải được kiểm tra đảm bảo các quy định theo đúng pháp lý của chứng từ.
- Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ hợp pháp để chứng minh và giải trình khi cần.
- Phải đảm bảo số và chữ rõ ràng, liên tục có hệ thống, không được viết tắt, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng.
- Trường hợp nếu doanh nghiệp thực hiện hình thức kế toán trên máy vi tính thì phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp một các tối ưu. Và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
- Trường hợp ghi sổ kế toán thủ công, phải dùng mực không phai, không dùng mực đỏ để ghi sổ kế toán.
- Địa chỉ: 340/46 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP HCM
- SĐT: 028 3985 8888 Hotline: 0909 54 8888
- Email: [email protected]
