Quan hệ công chúng là gì? PR là tên viết tắt của Public Relations có nghĩa là Quan hệ công chúng. Bản chất của nghề quan hệ công chúng là cải thiện cái nhìn về một người, một công ty, phát thông tin tới giới truyền thông và lôi kéo sự chú ý của họ. Nhân viên PR phải có khả năng thuyết phục. Và mặc dù hiệu quả không thể sờ thấy được, việc tạo ra hình ảnh riêng và tăng thiện ý từ phía khách hàng, công chúng là những kết quả cuối cùng mà bạn phải đạt tới.
Quan hệ công chúng được định nghĩa là các phương pháp và hoạt động giao tiếp do một cá nhân, tổ chức hoặc chính phủ sử dụng để nâng cao sự hiểu biết và xây dựng mối quan hệ tích cực với các đối tượng bên ngoài.
Tuỳ theo chức năng và phạm vi hoạt động ở mỗi công ty, các nhân viên PR còn được gọi là CORA (Corporate and Regulatory Affairs – Công việc đoàn thể và điều tiết) hay là EA (External Affairs – Công việc đối ngoại). Trong hầu hết các sự kiện có tính chất quan trọng nổi bật tại công ty, người ta đều thấy sự tham gia của các nhân viên PR. “Họ có thể chỉ như một thành viên trong dàn, nhạc nhưng cũng có thể là nhạc trưởng. Dù ở vị trí nào thì hoạt động của họ cũng có một vai trò đặc biệt – Đó là tạo ra cho công ty một hình ảnh lành mạnh với những cam kết làm ăn lâu dài”
Vai trò chính của nhân viên PR trong hoạt động xúc tiến thương mại là giúp công ty truyền tải các thông điệp đến khách hàng và những nhóm công chúng quan trọng của họ. Khi truyền đi các thông điệp này, các nhân viên PR giúp sản phẩm dễ đi vào nhận thức của khách hàng hơn.
Trong các doanh nghiệp hiện nay, phạm vi hoạt động của nhân viên PR rất rộng, nhưng đa phần tập trung ở các mảng: tổ chức các sự kiện đặc biệt, khắc phục những bất ổn, quan hệ với giới truyền thông, với các cơ quan hữu trách… Bên cạnh đó, PR còn làm các công việc như trích lục thông tin, tài trợ, từ thiện, đối nội…
Bằng việc tổ chức các sự kiện đặc biệt như họp báo, giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng, các cuộc thi…, nhân viên PR sẽ thu hút được sự quan tâm của những người có liên quan và báo giới. Công ty nhờ vậy có thể được nhanh chóng quảng bá tới công chúng. Bên cạnh đó, sự tích cực quan hệ với báo giới và cơ quan chính quyền của nhân viên PR sẽ giúp công ty kịp thời ngăn ngừa hoặc giải quyết các rắc rối hoặc khủng hoảng tiềm ẩn có thể xảy ra. Ví dụ, một bức thư khiếu nại về chất lượng hay một bài báo thiếu thiện chí về một sản phẩm nào đó có thể sẽ không xuất hiện trên mặt báo, nếu nhân viên PR của công ty biết sớm thông tin này và tiến hành đàm phán với các bên có liên quan. Khi làm nhiệm vụ trích lục thông tin, nhân viên PR sẽ theo dõi báo chí thường xuyên và kịp thời phản ánh những thông tin bất lợi để công ty có những quyết sách hợp lý.
Các nhân viên PR thường xuyên bận rộn với đủ thứ công việc: lập kế hoạch khuếch trương hình ảnh công ty, triển khai hành động, xem xét các nguy cơ có thể xảy ra từ một hoạt động nào đó, tìm cách giải quyết những rắc rối liên quan tới hình ảnh công ty… Trong quá trình làm việc, các nhân viên PR luôn nhận thức rõ rằng “Xây dựng và cải thiện các mối quan hệ là một phần quan trọng trong công việc của mình”.
Phạm vi hoạt động của nhân viên PR rất rộng lớn
Về mặt tổng quát thì một người làm nghề PR phải làm các công việc bao gồm:
– Các công việc liên quan tới viết và biên tập các văn bản, tài liệu như: thông cáo báo chí, bản tin nội bộ, brochure, diễn văn…
– Lên kế hoạch và tổ chức sự kiện cho công ty.
– Phối hợp và tư vấn cho các phòng ban khác nhằm tạo dựng và phát triển các mối quan hệ với các nhóm đối tượng theo mức độ ưu tiên của từng công ty như: nhân viên công ty, đối tác, khách hàng, truyền thông, các cấp chính quyền, chính phủ…
– Thu thập thông tin, nghiên cứu, phân tích và đưa ra ý kiến tư vẫn cho cấp lãnh đạo về các vấn đề liên quan tới hình ảnh công ty.
Một nhân viên PR thường chỉ chuyên về một mảng trong số các công việc trên, song bạn cũng phải nắm vững các công việc còn lại. Ví dụ: khi công ty A muốn tổ chức một chương trình tại tỉnh X, trừ trường hợp chương trình đó là sự kiện lớn còn nếu không công ty có thể chỉ cử duy nhất một nhân viên đến tỉnh X. Nhân viên đó sẽ phải tìm kiếm và phối hợp với các đơn vị địa phương để tổ chức được sự kiện, do đó bạn cần nắm vững được mọi công việc của PR.
