1. Xử lý chứng từ
Bước 1. Thông thường, chứng từ sẽ được PIC (person in charge: người phụ trách) đầu xuất gửi trước khi hàng về (pre-alert) để PIC đầu nhập chuẩn bị thủ tục nhập khẩu. Bạn cần kiểm tra kỹ các thông tin trên chứng từ đảm bảo đầy đủ về mặt số lượng, chính xác về mặt số liệu và logic về các thông tin khác giữa các chứng từ trong một bộ chứng từ. Có sai sót gì, cần tập trung xử lý và phản hồi ngay với đầu xuất để giải quyết kịp thời.
Bước 2: Xác định tên hàng, chủng loại hàng và thủ tục nhập khẩu
+ Tra mã HS cho hàng hóa. Xem hướng dẫn tra mã HS tại đây.
+ Dự tính thuế nhập khẩu phải nộp
+ Xuất xứ hàng hóa, chênh lệch thuế nếu được hưởng thuế suất nhập khẩu ưu đãi đặc biệt?
+ Chính sách nhập khẩu
2. Chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu
Theo khoản 2, điều 16 thuộc thông tư 38/2015/TT-BTC bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan nhập khẩu cơ bản bao gồm:
- Tờ khai hải quan nhập khẩu: 02 bản chính
- Hóa đơn thương mại: 01 bản copy (trong trường hợp hàng có thanh toán, hàng phi mậu dịch thuộc diện phải làm tờ khai, nộp hóa đơn phi thương mại non-commercial invoice 01 bản copy)
- Vận tải đơn (hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương): 01 bản copy
- Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền: 03 bản chính. Mặc dù thông tư không ghi điều này, nhưng trong thực tế có yêu cầu, bạn cứ chuẩn bị đầy đủ nhé!
Trong một số trường hợp nhất định, tùy theo yêu cầu thực tế và đặc thù của từng mặt hàng, từng trường hợp khác nhau mà các loại chứng từ được bổ sung cho phù hợp. Dưới đây là danh sách một số chứng từ được liệt kê có thể có để bạn tham khảo:
+ Vận đơn thứ cấp/House Bill of Lading/House Airway Bill: 1 copy
+ VAT invoice: 1 copy (hóa đơn VAT trong trường hợp XNK tại chỗ)
+ Hợp đồng ngoại thương/Sales contract: 1 copy (if required)
+ Hóa đơn thương mại & Phiếu đóng gói/Commercial Invoice & Packing List: 1 copy
+ Giấy phép nhập khẩu/Import license (if any): 1 original
+ Giấy phép nhập khẩu theo hạn ngạch thuế quan: 01 bản chính nếu nhập khẩu một lần hoặc 01 bản chụp kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi nếu nhập khẩu nhiều lần
+ Giấy giới thiệu/Ủy quyền (letter of introduction/authorization letter): 3 originals
+ Tờ khai hải quan nhập khẩu (Import customs declaration): 2 originals
+ Hóa đơn cước vận chuyển/Freight Invoice (if any) dùng cho hàng nhập khẩu nhóm E, F: 1 copy
+ Chứng nhận xuất xứ/Certificate of Origin (if any): 1 original
+ Catalogue/Drawing/MSDS… (if required): 1 copy
+ Ủy quyền chữ ký/Authorization of signature: 1 copy
+ Các loại chứng từ khác/Other documents: các chứng từ do cơ quan chuyên ngành phát hành nhằm mục đích thông báo kết quả giám định chất lượng, kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu, hay các thủ tục về mặt pháp lý liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa… cần phải nộp bản chính trong bộ chứng từ hải quan.
*** Chú ý:
+ Nếu các chứng từ trên đã được khai báo và nhận kết quả tại Cổng thông tin một cửa quốc gia, bạn không phải nộp lại chứng từ đó khi làm thủ tục hải quan nữa.
3. Xử lý thông tin hàng đến và sắp xếp kế hoạch
3.1. Xử lý thông tin hàng đến
Nhận giấy báo hàng đến từ hãng tàu, đại lý hoặc forwarder của công ty bạn. Kiểm tra chéo thông tin với chứng từ của bạn, phản hồi nếu có sai sót.
Sắp xếp thời gian làm thủ tục hợp lý để giảm tối đa các khoản phí/phụ phí phát sinh về lưu kho, lưu phương tiện.
[Mẫu AN]Dựa vào thông tin đã chuẩn bị ở mục 1 cùng với bộ chứng từ và giấy báo hàng đến, bạn tiến hành khai báo hải quan trên phần mềm ECUS5 VNACCS.
3.2. Lên kế hoạch sắp xếp phương tiện vận tải nội địa và phương tiện dỡ hàng
Nhân viên chứng từ/XNK dựa vào khối lượng, thể tích, kích thước của hàng hóa để tính toán sắp xếp phương tiện phù hợp để vận chuyển, nhân lực và phương tiện dỡ hàng khi tới kho.
4. Làm thủ tục hải quan
Sau khi khai báo hải quan, tùy trạng thái phân luồng của tờ khai để làm thủ tục tương ứng. (Xem thêm Quy định về kiểm tra hải quan: hồ sơ và hàng hóa, tại khoản 3, điều 10, thông tư 38/2015/TT-BTC)
Nộp các loại thuế và phí phát sinh trên tờ khai nhập.
Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ liên quan đến thủ tục nhập khẩu, tờ khai được thông quan. DN lấy Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan – thường gọi là tờ khai giám sát (Website: sentayho.com.vn/ è In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng). Hải quan giám sát ký, đóng dấu lên tờ khai giám sát thì hàng hóa hoàn toàn đủ điều kiện để nhập khẩu vào lãnh thổ Việt Nam.
[Mẫu Tờ khai giám sát]5. Thủ tục nhận hàng
5.1. Lấy D/O
Trước khi lấy D/O cần đọc kỹ nội dung và yêu cầu ở A/N, kiểm tra điều kiện Incoterms là gì, Cước trả trước hay trả sau, Chứng từ cần chuẩn bị, Phí D/O và các loại phí/phụ phí khác nếu có, Địa điểm lấy D/O… để chủ động sắp xếp kế hoạch.
5.2. Nhận hàng ở kho
Để lấy được hàng cần xuất trình cho nhân viên kho của sân bay/cảng vụ DO, giấy giới thiệu và tờ khai hải quan đã thông quan.
Nộp phí lưu kho, phí bến bãi hoặc các phí/phụ phí phát sinh (có hóa đơn)
Chụp ảnh tình trạng kiện hàng khi nhận từ kho, giao lên xe và trước khi dỡ hàng xuống tại kho người nhập khẩu.
Thông báo thời gian giao hàng cụ thể cho nhân viên kho nhập khẩu.
Khi giao hàng, yêu cầu 2 bên ký vào POD xác nhận tình trạng, số lượng hàng đã nhận, ghi chú và chụp ảnh các bất thường (nếu có).
Mẫu POD – Proof of delivery – Biên bản giao nhận hàng hóa
Mrs Đoàn Thúy- CEO HAN EXIM —————————————————————————- CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB) Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu& Logistics Mobile: 0906246584 / 0986538963 Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội Website: sentayho.com.vn Fanpage: sentayho.com.vn/giasuxuatnhapkhau Facebook: sentayho.com.vn/lophocxuatnhapkhau
