Văn phòng chia sẻ là gì? Cách sử dụng văn phòng chia sẻ như thế nào? Văn phòng Coworking Space là gì? Đó là thắc mắc của rất nhiều người khởi nghiệp hiện nay. Tuy nhiên cũng không quá khó khăn để hiểu về dịch vụ văn phòng này và ngày càng có nhiều startup, Freelancer, nhóm khởi nghiệp sử dụng hiệu quả văn phòng chia sẻ như một giải pháp cứu cánh để tiết kiệm chi phí ban đầu. dịch vụ này là một xu hướng hoàn toàn mới tại Việt Nam mặc dù xu hướng này đã rất phổ biến từ rất lâu trên thế giới. Dưới đây là một số thông tin giúp bạn hiểu rõ hơn và giải đáp thắc mắc cho bạn hiểu văn phòng chia sẻ là gì?
Văn phòng chia sẻ là gì?
- Văn phòng chia sẻ được xem là một mô hình cho thuê văn phòng diện tích nhỏ. Đó là một giải pháp văn phòng hữu hiệu dùng để các cá nhân, tổ chức cùng sở hữu và chia sẻ chi phí văn phòng. Các văn phòng này thường được trang bị đầy đủ những trang thiết bị. Tất cả sẵn sàng cho những ai đang có dự định mở chi nhanh hoặc tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho những người start-up. Hiện nay, Văn phòng chia sẻ dưới hình thức coworking space đang nổi lên rất nhiều tại các thành phố lớn. Hình thức Coworking này tạo điều kiện rất tốt cho hệ sinh thái star-up phát triển. Bên trong văn phòng chia sẻ được cung cấp đầy đủ các công cụ để hỗ trợ hoạt động cơ bản của một nhân viên văn phòng như máy tính, mạng wifi, máy fax, máy in…
Tham khảo thêm:
Dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ
Cho thuê văn phòng chia sẻ Quận 1 TPHCM
Cho thuê văn phòng chia sẻ Quận 3 TPHCM
Cho thuê văn phòng chia sẻ Quận Tân Bình TPHCM
Cho thuê văn phòng chia sẻ Quận Tân Phú TPHCM
Cho thuê văn phòng chia sẻ Quận Bình Thạnh TPHCM
Cho thuê văn phòng chia sẻ Quận Gò Vấp TPHCM
Cho thuê văn phòng chia sẻ Quận Thủ Đức TPHCM
Văn phòng chia sẻ dùng để làm gì?
Văn phòng chia sẻ không chỉ là địa điểm để doanh nghiệp thực hiện công việc của mình. Mà nó còn là nơi phục vụ và hỗ trợ bạn hoàn thành 100% các công việc văn phòng của bản thân.
Đối tượng sử dụng văn phòng chia sẻ là gì?
Đương nhiên, đặt trường hợp bạn là khách hàng, thì việc sử dụng văn phòng như thế nào để đạt hiệu quả luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu. Và văn phòng chia sẻ cũng không phải là một ngoại lệ, việc sử dụng dịch vụ văn phòng này mang đến cho khách hàng những lợi ích khác nhau và phù hợp với những đối tượng khách hàng khác nhau. Cụ thể những đối tượng sử dụng phổ biến như sau:
- Phù hợp với những công ty, hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ. Những doanh nghiệp này thường là mới thành lập, hoặc đang muốn mở rộng thị trường. Thì đây là một giải pháp vô cùng phù hợp trong thời điểm này.
- Các nhóm dự án đang hoạt động kinh doanh tự do hay các chuyên viên tư vấn cũng sử dụng loại hình văn phòng chia sẻ như một cách để tăng thêm hiệu quả.
- Phù hợp với những cá nhân đang có nhu cầu chuẩn bị thành lập công ty. Đang hạn chế về nguồn vốn mà vẫn muốn vị trí văn phòng đẹp.
- Phù hợp với công ty nước ngoài đang có nhu cầu đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam. Vai trò chính là hoạt động thăm dò thị trường và cần một khoảng không gian vừa đủ cho một vài nhân viên làm việc
Nếu bạn thuộc một trong số những trường hợp trên đây, thì việc sử dụng loại dịch vụ văn phòng này thực sự là điều phù hợp. Bởi nó đem lại cho bạn rất nhiều lợi ích.
Lợi ích của văn phòng chia sẻ là gì?
Văn phòng chia sẻ mang lại rất nhiều lợi ích mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tận dụng được. Tùy vào vị trí và cơ sở cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ mà các bạn sẽ sở hữu:
- Địa chỉ tốt để đăng ký kinh doanh, khai báo thuế, tiếp nhận thư tín và cung cấp cho khách hàng trên các tài liệu marketing. Rất nhiều khách hàng tiềm năng đánh giá một công ty dịch vụ dựa trên địa chỉ văn phòng.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí thuê, mua trang thiết bị văn phòng. Thay vì phải lo lắng về việc xây dựng một văn phòng truyền thống với những thiết bị văn phòng nào. Tất cả mọi trang thiết bị đều sẵn có, chất lượng cao (máy in, photocopy, camera, wifi,…)
- Đội ngũ tiếp tân chuyên nghiệp sẵn có, là bộ mặt của doanh nghiệp để trực tiếp liên hệ khách hàng.
- Hệ thống phòng họp sẵn có và không gian chuyên nghiệp.
- Tạo môi trường làm việc năng động. Nhiều bạn trẻ startup cùng đến một môi trường làm việc sẽ là điều kiện tốt để mọi người trao đổi với nhau.
Ngoài ra loại dịch vụ văn phòng này còn có một số ưu điểm như sau;
-
Địa chỉ văn phòng đẹp
Đây chính là ưu tiên hàng đầu! Là lợi ích hàng đầu bạn có thể thấy được khi sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ. Bạn sẽ có được địa chỉ văn phòng đẹp, đắc địa ngay tại khu vực trung tâm thành phố. Và đương nhiên, các vị trí văn phòng đẹp mà bạn không tưởng cũng có thể trở thành vị trí địa chỉ văn phòng đẹp của bạn. Với địa chỉ văn phòng đẹp như thế này. Mọi hoạt động giao dịch của bạn đều trở nên thuận tiện và dễ dàng.
Tên doanh nghiệp của bạn cũng được tại những vị trí đẹp, địa điểm sang trọng hạng A tại khu vực thành phố Hồ Chí Minh. Địa chỉ này cũng sẽ được đăng kí kinh doanh, đồng thời, xuất hiện ở website, fanpage, các ấn phẩm của công ty, thể hiện được tính chuyên môn và độ tin tưởng đối với khách hàng.
-
Phong cách phục vụ chuyên nghiệp
Khách hàng, hay đối tác của bạn khi đến với văn phòng chia sẻ sẽ được lễ tân đón tiếp. Khách hàng sẽ được giao tiếp, đón tiếp nhiệt tình và đảm bảo các chuyên môn.
Khu vực tiếp khách, phòng họp của văn phòng chia sẻ cũng được thực hiện khá chuyên nghiệp và đầy đủ. Bạn cùng với khách hàng của mình sẽ được gặp gỡ, tiếp xúc trong môi trường tốt nhất, đảm bảo được các yếu tố về tính thẩm mỹ, độ chuyên nghiệp đối với tổng thể không gian của văn phòng chia sẻ.
-
Các tiện ích được sử dụng miễn phí
Cũng tương tự như văn phòng truyền thống. Các văn phòng chia sẻ được tận dụng tối đa các tiện ích của văn phòng làm việc truyền thống. Các trang thiết bị, tiện ích tiêu chuẩn của một văn phòng làm việc cao cấp cũng được cập nhật và thể hiện rõ ràng trong văn phòng chia sẻ.
Với những lợi ích hoàn hảo kể trên, dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ HCM giá rẻ đang ngày càng phát triển và nhận được nhiều sự ưu ái từ khách hàng trên cả nước. Đây thực sự là một loại hình văn phòng làm việc phù hợp với bạn, cũng như đem đến cho bạn những tiện ích thú vị và tiết kiệm nhất cho doanh nghiệp của mình.
Một số lưu ý khi bạn dùng đến dịch vụ văn phòng chia sẻ
Không phủ nhận những điều tuyệt vời mà cho thuê văn phòng chia sẻ TPHCM mang lại. Thế nhưng, để có được những điều tuyệt vời này bạn cần phải chú ý đến những điều sau:
Địa điểm dùng dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ
Nếu như bạn đang tìm kiếm tới một văn phòng cho thuê ở vị trí quận 1:
Thì bạn nên tìm thuê văn phòng ở các địa điểm như Phường Nguyễn Thái Bình hoặc Đa Kao. Vì ở đây là nơi mà các tòa nhà vừa và nhỏ tập trung. Nó cũng nằm vỏn vẹn trong khu vực nội bộ. Vì thế nên giá thành thuê cũng tốt hơn. Ngoài ra, thì ở đây cũng là vị trí có nhiều trung tâm thương mại, các nhà hành chính. Cực thuận lợi cho bạn!
Nếu như bạn đang tìm kiếm thuê văn phòng chia sẻ ở quận 3:
Vậy thì ở phường 6, Đường Nguyễn Đình Chiểu, Võ Văn Tần, CMT8…sẽ là những địa chỉ gợi ý tốt nhất. Đây là những khu vực mà các văn phòng cho thuê có diện tích khá nhỏ. Và giá thành cực kỳ hợp lý. Thích hợp với những đối tượng doanh nghiệp nhỏ, mở chi nhánh hoặc startup.
Nếu bạn đang tìm thuê ở quận 7:
Bạn nên tìm cho thuê văn phòng chia sẻ TPHCM ở đường Nguyễn Văn Linh. Vì ở đây, có nhiều trung tâm thương mại hơn. Và đây cũng là nơi bạn dễ dàng đến với các quận 1, 8, 10.
Kết cấu của văn phòng cho thuê
Đa số với dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ TPHCM sẽ có các văn phòng từ 5-7 tầng. Diện tích của tòa nhà cao nhất cũng chỉ dao động ở mức 150m2. Mỗi sàn các chủ sẽ ngăn ra cho các doanh nghiệp được sử dụng từ 15m2-22m2. Cực kì thích hợp cho những đối tượng công ty có nhân viên từ 7 người.
Phải để ý xem tòa nhà đang thuê liệu có thang máy để đi lại hay không? Phải chú ý xem tòa văn phòng bạn đang thuê có chuyên gia chuyên nghiệp đảm bảo tòa nhà của bạn tốt nhất không?
Tòa văn phòng bạn thuê diện tích không lớn nhưng nhất thiết phải đảm bảo rằng có sản lễ tân tiếp đón.
Về dịch vụ lễ tân và tiện ích
Dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ TPHCM thường sẽ có dịch vụ lễ tân và các tiện ích khi dùng.
Phải có lễ tân để đảm bảo rằng nó đại diện cho công ty, doanh nghiệp của bạn. Hơn nữa, phí lễ tân tiếp đón khách cho công ty của bạn không được tính. Bởi lẽ, ở trong gói thuê văn phòng chia sẻ đã bao gồm đầy đủ các khoản này.
Nhân viên lễ tân ở tòa văn phòng bạn thuê có thể không rõ nhiều về tiếng Anh. Thế nhưng, nếu như có được tiếng Anh lại là một lợi thế. Các công ty, doanh nghiệp tại đây sẽ luôn cảm thấy được rằng mình được hỗ trợ một cách tốt nhất. Và tất nhiên, doanh nghiệp của bạn cũng sẽ yên tâm hơn trong quá trình phát triển.
Phải đảm bảo rằng, dịch vụ dọn dẹp ở đây là thường xuyên. Và nó phải đảm bảo được tính sạch sẽ, chuyên nghiệp trong quá trình làm.
Về chi phí khi dùng dịch vụ thuê văn phòng chia sẻ TPHCM
Khi thuê văn phòng chia sẻ chi phí thường không cao. Thông thường, nó sẽ dao động từ 2-3 triệu/tháng. Vì thế, trước tiên bạn phải tìm hiểu thật kỹ giá, chi phí trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng chia sẻ nhé!
Chi phí thuê văn phòng chia sẻ thông thường đã có sự bao gồm các khoản dịch vụ khác. Ví dụ như về bàn ghế, tủ hồ sơ hay wifi, máy fax..
Tất cả các doanh nghiệp sẽ không phải trả tới chi phí những thiết bị này. Hơn nữa, trong quá trình thuê bạn còn được hỗ trợ về thủ tục đăng ký kinh doanh. Nếu bạn để ý kỹ thì các vấn đề của bạn sẽ dễ dàng hơn. Và tất nhiên về quyền lợi cũng sẽ được đảm bảo hơn nhiều.
Làm sao để chọn lựa dịch vụ văn phòng uy tín?
Đây là một trong những vấn đề rất đáng được quan tâm từ phía khách hàng khi muốn sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ. Bởi việc lựa chọn được một đơn vị cung cấp uy tín sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hình ảnh doanh nghiệp của bạn. Chính vì thế, bạn nên căn cứ vào những tiêu chí dưới đây để có thể đáp ứng, xây dựng và lựa chọn được đơn vị cung cấp uy tín. Các tiêu chí lựa chọn có thể là:
-
Tính chuyên nghiệp
Yếu tố chuyên nghiệp được thể hiện ở nhiều khía cạnh, trong đó bao gồm:
+ Đáp ứng đầy đủ và tiện nghi những tiện ích, cũng như chất lượng văn phòng chia sẻ tốt nhất như trong hợp đồng thỏa thuận giữa 2 bên.
+ Tính chính xác và nhanh chóng thể hiện ở việc luôn thông báo kịp thời và nhanh chóng thông tin đến khách hàng.
-
Hỗ trợ nhanh chóng, tối ưu
+ Khả năng hỗ trợ doanh nghiệp, khách hàng khi xảy ra bất cứ khó khăn hay khúc mắc gì cũng cần được giải quyết tốt nhất.
+ Thông tin của khách hàng cần được bảo mật tốt nhất.
-
Kinh nghiệm và năng lực
+ Bạn cần căn cứ trên số năm kinh nghiệm và năng lực mà đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ HCM thể hiện. Những khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ chính là câu trả lời chân thực nhất cho chất lượng dịch vụ của chúng tôi.
Bên cạch dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ HCM uy tín. Tại Sea Office, chúng tôi còn cung cấp khá nhiều dịch vụ tiện ích đi kèm. Giúp hõ trợ tối đa doanh nghiệp phát triển như dịch vụ văn phòng ảo, văn phòng làm việc trọn gói, hay những dịch vụ hồ sơ pháp lý, báo cáo thuế…giúp khách hàng có những hoạt động thuận lợi và gia tăng lợi nhuận tối ưu cho doanh nghiệp của mình.
Dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ HCM tại Sea Office có mức giá hợp lý, phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Đồng thời, mang lại những giá trị khác nhau cho doanh nghiệp. Chính vì thế, mà bạn hoàn toàn có thể tham khảo được dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ tại đây của chúng tôi!
Hạn chế của văn phòng chia sẻ
- Hạn chế về không gian làm việc. Chung không gian làm việc với các công ty khác đồng nghĩa phải chia sẻ phòng họp, sảnh đón khách,… Trong trường hợp cần một cuộc họp gấp, hay đón tiếp một đối tác tiềm năng bạn không thể đảm bảo có ngay không gian và thời gian như ý muốn.
>>>Xem thêm: Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo
Một số thông tin cần tìm hiểu về văn phòng ảo
>>> Tham khảo chi tiết bài viết: Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo dùng để làm gì?
- Văn phòng ảo là nơi cung cấp tất cả các dịch vụ cơ bản của một công ty nhằm phục vụ cho hoạt động vận hành cũng như trao đổi thông tin từ bên ngoài đến công ty và từ công ty ra bên ngoài. Đây còn là nơi xác định địa vị pháp lý hợp pháp của công ty trước sự quản lý cũng như giám sát của các cơ quan hành chính nhà nước.
Lợi ích của văn phòng ảo
- Chi phí khi thuê văn phòng ảo chỉ bằng 30% so với văn phòng truyền thống. Việc cắt giảm chi phí cố định như thuê văn phòng lên đến 70% như thế này rất hợp lý để công ty đầu tư tiền bạc vào những công việc khác.
- Thuê văn phòng ảo không cần đầu tư trang thiết bị, nội thất..cho văn phòng. Đây sẽ là một điểm sáng cho doanh nghiệp, khi quý doanh nghiệp không phải mất quá nhiều thời gian để đầu tư.
- Thuê văn phòng ảo ở vị trí ở trung tâm và dễ tìm kiếm. Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo sẽ ở những toà nhà lớn, khu vực trung tâm. Mang lại một địa chỉ đẹp cho quý công ty cũng như trong mắt đối tác của doanh nghiệp.
- Dịch vụ văn phòng chuyên nghiệp. Với hệ thống thông tin liên lạc hiện đại, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp được kết nối với khách hàng 24/24. Giúp doanh nghiệp luôn luôn xây dựng hình ảnh đẹp nhất trong mắt khách hàng.
- Có nhiều cơ hội gặp gỡ các doanh nghiệp khởi nghiệp khác. Có rất nhiều doanh nghiệp thuê văn phòng ảo hiện nay để tiết kiệm chi phí. Nên quý doanh nghiệp sẽ rất dễ dàng gặp gỡ các chủ doanh nghiệp khác, có rất nhiều cơ hội để cùng giao lưu và hợp tác trên các phương diện.
Hạn chế của văn phòng ảo
- Khó khăn khi sắp xếp lịch hẹn cùng khách hàng. Phải báo trước để dịch vụ sắp xếp phòng họp, cơ sở vật chất cho các khách hàng. Phải phụ thuộc vào thời gian giữa khách hàng và doanh nghiệp và dịch vụ văn phòng ảo.
- Hạn chế kịp thời giải đáp các cuộc gọi của khách hàng. Khi khách hàng gọi điện thoại đến văn phòng bạn. Điện thoại viên của văn phòng ảo sẽ chuyển đến số điện thoại của bạn hoặc lấy tin nhắn và gửi đến cho bạn. Điều này sẽ gây ra vấn đề không giải đáp kịp thời khi khách hàng cần.
Lời kết
Bài viết trên đã giải đáp cho các bạn một số thông tin hữu ích về văn phòng chia sẻ là gì, văn phòng ảo là gì?Và một số thông tin phân biệt giữa văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ. Với các nội dung về định nghĩa, đối tượng sử dụng cũng như lợi ích và các hạn chế. Chắc hẳn bạn đã chọn được mô hình văn phòng phù hợp với công ty của mình. Nếu bạn có nhu cầu thuê văn phòng ảo hay văn phòng chia sẻ. Hãy liên hệ Sea Office để được tư vấn hỗ trợ tốt nhất nhé!
-
Những câu hỏi và câu trả lời bạn nên đọc qua
